producir documentos: LA CARTA

Iniciamos con las márgenes

Es recomendado las siguientes márgenes:
• Superior entre 3 cm y 4 cm
• inferior entre 2 cm y 3 cm
• Lateral izquierdo en 3 cm y 4 cm
• lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponden al encabezado (del procesador de texto). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se deja entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado por el procesador de texto) y se utiliza para datos para la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a os márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se deje entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.

EXTILOS
Bloque extremo
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semibloque
Conserva la distribución del sitio bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
Fuentes
Es recomendado que toda comunicación sea escrita en fuente clara, agradable a la vista del lector, la fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitación y microfilmación.
El tamaño que se recomiendan es 12 y se sugiere no usar negrilla.

PARTES DE LA CARTA

Código: sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.
• Se escribe a 4 cm del borde superior y a cero o una interlinea del membrete.
Lugar de origen y fecha de elaboración: lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase

• Se escribe a uno o dos interlineas del código.

Datos del destinatario: se escribe a 3 interlineas del lugar y fecha
-Denominación o título académico: mayúscula inicial las denominaciones como doctor, señor, ingeniero, etc.
-Nombre: se escribe en mayúscula sostenida con los dos apellidos.
-Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
-Empresa: mayúscula inicial.
-Dirección: mayúscula inicial.
-Ciudad: mayúscula inicial.

Asunto: se escribe el asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos y tema muy breve máximo de cuatro palabras.
• Se escribe a dos interlineas del último dato del destinatario.

Saludo: mayúscula inicial, para los hombres se les llama por el apellido y las damas por su nombre, el cordial saludo utilizarlo para personas muy cercanas.
• Se escribe a dos interlineas del asunto.

Cuerpo de texto: redactar en la menor brevedad, clara, directa, sencilla y coretes.
• Se escribe a una o dos interlineas del saludo.

Despedida: mayúscula inicial, y no repetir la despedida (agradezco su atención… y atentamente).
• Se escribe a dos interlineas del cuerpo.

Datos del remitente: nombre, apellidos, cargo, empresa y dirección si lo amerita.
-Nombre: mayúscula sostenida con los dos apellidos.
-Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
-Empresa: mayúscula inicial, si la comunicación tiene encabezado y pie de página no se escribe la empresa y la dirección.

Anexos: la palabra anexo se escribe en mayúscula inicia seguida de dos puntos, a dos espacios se anuncia la cantidad de anexos y entre paréntesis se relaciona el número de folios y tipo de anexos.
• Se escribe a dos interlineas de los datos del remitente.

Copias: mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos, utilizando tratamiento de cortesía titulo, cargo y organización. Si es para la misma entidad se omite la organización si abreviar.
• Se escribe a tres interlineas de los datos del remitente o seguido del anexo.

Transcriptor: a una interlinea de la copia o anexo colocamos las personas que redactaron y transcribieron la comunicación.

Las cartas segun su estilo deben quedar asi:

Esquema carta semibloque