CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

                              CERTIFICADOS:

Documento de caracter probatorio, publico o pivado. que asegura la averasidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontesimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

documento de caracter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad 

CARGO:

Titulo de la posicion que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

DATOS DEL REMITENTE:

Razon social, logotipo, ciudad, direccion, apartado, direccion electronica, telefono, fax, telex y NIT de quien otorga la certificacion.

DOCUMENTO PRIVADO:

El expedido por un representante de la entidad privada.

DOCUMENTO PUBLICO:

El expedido por un funcionario publico.

ENCABEZADO:

Linea de identificacion para indicar la continuidad del documento.

ESPACIO:

Distancia horizontal de escritura.

FECHA:

Lugar de origen del documento, dia, mes, y año de expedicion.

LINEA ESPECIAL:

Identificacion del transcriptor.

INTERLINEA:

Distancia vertical entre dos renglones. por extension se le denomina renglon.

LOGOTIPO:

Simbolo que identifica una empresa

MEMBRETE:

Inscripcion impresa del conjunto de datos que identifican a un persona natural o juridica.

NUMERO O REFERENCIA:

Identificacion consecutiva del documento.

RAZON SOCIAL:

Nombre que identifica una empresa.

REMITENTE:

Nombres y apellidos del firmante autorizado.

RENGLON:

Series de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

TEXTO:

Contenido del documento.

TRANSCRIPTOR:

Persona responsable de digitar el documento.

CLASIFICACION

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

-Tiempo de servicio

-Experiencia

-Salarios u honorarios

-Clase de trabajo

-Jornada laboral

-Cumplimiento de comisiones

-Comportamiento del trabajador

CETIFICADO PARA:

-Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos

-Derecho de uso del sello icontec

-De conformidad con norma técnica colombiana

-Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio

-Asistencia a congreso, cursos y seminarios

-Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción

-Documentos de identidad

-Certificado de aseguramiento de la calidad

-Certificado del sistema de administración ambiental

-Becas, donaciones y exenciones

-Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales

-Relación de retenciones de impuestos

-Paz y salvo

-Resultados de exámenes médicos

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO

Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.

BLOQUE

 Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia el margen derecho.

REQUISITO

MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.

PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Los certificados y constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:

 Numero (referencia)

Es opcional llevar un control de expedición, numero consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.

FECHA

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escribe de dos a tres interlineas del numero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay numero y en forma completa , en orden de dia, mes (en minúsculas ) y años sin separarlos con puntos.

EJEMPLO

                                 

                                 Popayán, 15 de noviembre de 2008

CARGO

El cargo del responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

EJEMPLO

                                              LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

IDENTIFICACION

Las expresiones CERTIFICA O HACE CONSTAR seguida de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse en negrilla para resaltar).

EJEMPLO

EL DIRECTOR DE PERSONAL

HACE CONSTAR:

                                                            

TEXTO

De tres a cuatro interlinea  de  la identificación  y contra el margen izquierdo se inicia el texto

Con la conjunción que ala que siguen los datos del solicitante que pueden ser.

 -Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del             documento  de identidad.

-Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLOS

Que el señor  HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con  cedula de ciudadanía 70.048.946 de…

Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S.A.,  con NIT 890 980 900-5 se les retuvo…

Se emplea interlineación de uno y medio o dos.  Entre renglones y el doble entre párrafos.

Se redacta en forma clara, breve directa, corte y se expresa  en tercera persona  del singular.

Es importante que no presente errores técnicos ortográficos gramaticales ni de puntuación.

La presentación debe ser impecable si borrones ni repisados

 En el último párrafo se especifica  el motivo por el cual se expide la certificación  y de preferencia,  se incluye el destinatario.

EJEMPLOS

Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.

Este certificado se expide para ser presentado al inurbe, con el fin de solicitar crédito de vivienda.

FIRMANTE

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro de seis interlineas del último renglón del texto y según el sitio elegido.

En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmante si el número es impar, el último se centra.

  

TRANSCRIPTOR

A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS

En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.