domingo, 9 de diciembre de 2012
INFORME CORTO
El informe corto
Es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudios,investigación o proyecto de carácter administrativo. Consta de las partes que se aplican a
continuación.
Encabezamiento
El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente
manera:
1. Razón Social: se escriben los datos del membrete, cuando se utiliza papel que no la
tiene impresa.
2. Dependencia: se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con
mayúscula inicial, contra el margen izquierdo.
3. Número o código: en caso de requerir el número o el código de identificación, éste
se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:
INVERSIONES LA MANSIÓN LTDA.
Departamento de Comunicaciones M-023
4. Título: se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.
5. Fecha: se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos.
Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.
6. Autoría del informe: contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se
escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos (:), elaborado por,
preparado por, responsable. Al frente los nombres correspondientes, con mayúscula
inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más
larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor o coautor, aparece en ese
orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de
apellido.
Objetivo: el informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del
mismo y se presenta, así: Se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en
mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, se expresa la finalidad del informe con
mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes
Desarrollo de la sesiónretornan contra el margen izquierdo.
Conclusiones (opcional)
En caso de incluirlas, se procede así: la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES se
escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas
del último renglón del texto.
Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la
página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, el
cargo, a una interlineación del nombre, con mayúscula inicial.
Nota: si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores, una
debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la
última se centra.
Rúbrica: de acuerdo con el tema, el autor o autores pueden colocar su rúbrica o firma, en
cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación
se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e
inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña.
Ejemplos: Sonia M. Gerardo T. Dora O.
.Bosquejo del informe con sus respectivos espacios:
MUNICIPIO DE ANDES
2
Secretaría de Educación INF234
INFORME BIBLIOTECA MUNICIPAL EL SALADO
FECHA: Medellín, 2 de abril de 2012
1.5 a 2
ELABORADO POR: Andrés Arango Botero
1
Elisa Serrano Vera
2 a 4
OBJETIVO: determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido.
2 a 4
Texto
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
2 entre párrafos
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________.
2 a 4
CONCLUSIONES
2 a 4
Texto
________________________________________________________________________
4
NOMBRE COMPLETO:
1
Cargo:
2
Transistor :BORRADOR
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ANDES
Tecnología en Archivística INF01
INFORME DE LA SEGUNDA VISITA
A LA SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ANDES
FECHA: Andes, 20 de marzo de 2012
ELABORADO POR: Dora Helena Ospina Restrepo
OBJETIVO: evaluar las actividades realizadas por los practicantes del curso Auxiliar de
Oficina del programa Jóvenes en Acción.
En la reunión realizada con los delegados de la Secretaría de Tránsito de Andes, se
analizó el desempeño de los practicantes de Archivística asignados a esta empresa.
Además, se aclararon algunos aspectos relacionados con los documentos pendientes
entre la entidad capacitadora, Instituto Tecnológico de Andes y la agencia de práctica.
Se consideró la petición de algunos practicantes, en el sentido de que se hagan cambios
en las actividades que desempeñan, con el fin de tener una visión más general de la
empresa.
Se efectuó un cambio de docente Asesora, la doctora Martha Luz Tapias Henao
reemplazará al señor Juan Guillermo Aguirre. Este cambio se hará efectivo del 10 de
enero al 7 marzo de 2011.
María del Carmen Ossa Romero
Coordinadora de Práctica
EL INFORME
INFORME
El Informe
Tiene como característica principal entregar a la jefatura hechos, situaciones, de manera que ésta obtenga la información necesaria para la toma de decisiones. Por esta razón, siempre son comunicaciones verticales ascendentes.
Por ejemplo: informes de ventas, informes de producción
Estructura:
- Membrete
- titulo del documento
- Fecha
- referencia
- vocativo
- Introducción
- mensaje expuesto en párrafos numerados
- conclusiones
- sugerencias
- frase salutación
- nombre, cargo y firma del emisor
- iniciales de responsabilidad
- Inclusos
- c.c.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS:
Documento de caracter probatorio, publico o pivado. que asegura la averasidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontesimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA:
documento de caracter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad
CARGO:
Titulo de la posicion que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
DATOS DEL REMITENTE:
Razon social, logotipo, ciudad, direccion, apartado, direccion electronica, telefono, fax, telex y NIT de quien otorga la certificacion.
DOCUMENTO PRIVADO:
El expedido por un representante de la entidad privada.
DOCUMENTO PUBLICO:
El expedido por un funcionario publico.
ENCABEZADO:
Linea de identificacion para indicar la continuidad del documento.
ESPACIO:
Distancia horizontal de escritura.
FECHA:
Lugar de origen del documento, dia, mes, y año de expedicion.
LINEA ESPECIAL:
Identificacion del transcriptor.
INTERLINEA:
Distancia vertical entre dos renglones. por extension se le denomina renglon.
LOGOTIPO:
Simbolo que identifica una empresa
MEMBRETE:
Inscripcion impresa del conjunto de datos que identifican a un persona natural o juridica.
NUMERO O REFERENCIA:
Identificacion consecutiva del documento.
RAZON SOCIAL:
Nombre que identifica una empresa.
REMITENTE:
Nombres y apellidos del firmante autorizado.
RENGLON:
Series de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
TEXTO:
Contenido del documento.
TRANSCRIPTOR:
Persona responsable de digitar el documento.
CLASIFICACION
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:
CONSTANCIA PARA:
-Tiempo de servicio
-Experiencia
-Salarios u honorarios
-Clase de trabajo
-Jornada laboral
-Cumplimiento de comisiones
-Comportamiento del trabajador
CETIFICADO PARA:
-Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos
-Derecho de uso del sello icontec
-De conformidad con norma técnica colombiana
-Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio
-Asistencia a congreso, cursos y seminarios
-Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción
-Documentos de identidad
-Certificado de aseguramiento de la calidad
-Certificado del sistema de administración ambiental
-Becas, donaciones y exenciones
-Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales
-Relación de retenciones de impuestos
-Paz y salvo
-Resultados de exámenes médicos
ESTILOS
BLOQUE EXTREMO
Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.
BLOQUE
Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia el margen derecho.
REQUISITO
MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.
PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Los certificados y constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:
Numero (referencia)
Es opcional llevar un control de expedición, numero consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.
FECHA
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escribe de dos a tres interlineas del numero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay numero y en forma completa , en orden de dia, mes (en minúsculas ) y años sin separarlos con puntos.
EJEMPLO
Popayán, 15 de noviembre de 2008
CARGO
El cargo del responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.
EJEMPLO
LA GERENTA DE TALENTO HUMANO
IDENTIFICACION
Las expresiones CERTIFICA O HACE CONSTAR seguida de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse en negrilla para resaltar).
EJEMPLO
EL DIRECTOR DE PERSONAL
HACE CONSTAR:
TEXTO
De tres a cuatro interlinea de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto
Con la conjunción que ala que siguen los datos del solicitante que pueden ser.
-Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.
-Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
EJEMPLOS
Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cedula de ciudadanía 70.048.946 de…
Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S.A., con NIT 890 980 900-5 se les retuvo…
Se emplea interlineación de uno y medio o dos. Entre renglones y el doble entre párrafos.
Se redacta en forma clara, breve directa, corte y se expresa en tercera persona del singular.
Es importante que no presente errores técnicos ortográficos gramaticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable si borrones ni repisados
En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia, se incluye el destinatario.
EJEMPLOS
Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.
Este certificado se expide para ser presentado al inurbe, con el fin de solicitar crédito de vivienda.
FIRMANTE
El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro de seis interlineas del último renglón del texto y según el sitio elegido.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmante si el número es impar, el último se centra.
TRANSCRIPTOR
A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS
En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.
LA CARTA
Iniciamos con las márgenes
Es recomendado las siguientes márgenes:
• Superior entre 3 cm y 4 cm
• inferior entre 2 cm y 3 cm
• Lateral izquierdo en 3 cm y 4 cm
• lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponden al encabezado (del procesador de texto). Este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a generar. Así mismo, para el margen inferior se deja entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado por el procesador de texto) y se utiliza para datos para la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a os márgenes laterales se recomienda que a la izquierda se deje entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre 2 cm y 3 cm, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.
- EXTILOS
- Bloque extremo
- Todas las líneas parten del margen izquierdo.
- Bloque
- Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
- Semibloque
- Conserva la distribución del sitio bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
- Fuentes
- Es recomendado que toda comunicación sea escrita en fuente clara, agradable a la vista del lector, la fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitación y microfilmación.
- El tamaño que se recomiendan es 12 y se sugiere no usar negrilla.
PARTES DE LA CARTA
- Código: sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.
- • Se escribe a 4 cm del borde superior y a cero o una interlinea del membrete.
- Lugar de origen y fecha de elaboración: lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase
- Datos del destinatario: se escribe a 3 interlineas del lugar y fecha
- -Denominación o título académico: mayúscula inicial las denominaciones como doctor, señor, ingeniero, etc.
- -Nombre: se escribe en mayúscula sostenida con los dos apellidos.
- -Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
- -Empresa: mayúscula inicial.
- -Dirección: mayúscula inicial.
- -Ciudad: mayúscula inicial.
Asunto: se escribe el asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos y tema muy breve máximo de cuatro palabras.
• Se escribe a dos interlineas del último dato del destinatario.
Saludo: mayúscula inicial, para los hombres se les llama por el apellido y las damas por su nombre, el cordial saludo utilizarlo para personas muy cercanas.
• Se escribe a dos interlineas del asunto.
Cuerpo de texto: redactar en la menor brevedad, clara, directa, sencilla y coretes.
• Se escribe a una o dos interlineas del saludo.
Despedida: mayúscula inicial, y no repetir la despedida (agradezco su atención… y atentamente).
• Se escribe a dos interlineas del cuerpo.
Datos del remitente: nombre, apellidos, cargo, empresa y dirección si lo amerita.
-Nombre: mayúscula sostenida con los dos apellidos.
-Cargo: mayúscula inicial y si es muy extenso dividirlo en dos interlineas.
-Empresa: mayúscula inicial, si la comunicación tiene encabezado y pie de página no se escribe la empresa y la dirección.
Anexos: la palabra anexo se escribe en mayúscula inicia seguida de dos puntos, a dos espacios se anuncia la cantidad de anexos y entre paréntesis se relaciona el número de folios y tipo de anexos.
• Se escribe a dos interlineas de los datos del remitente.
Copias: mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos, utilizando tratamiento de cortesía titulo, cargo y organización. Si es para la misma entidad se omite la organización si abreviar.
• Se escribe a tres interlineas de los datos del remitente o seguido del anexo.
Transcriptor: a una interlinea de la copia o anexo colocamos las personas que redactaron y transcribieron la comunicación.
Esquema carta semibloque
Carta estilo bloque
Estilo carta bloque extremo.
Carta estilo semibloque .
Esquema carta bloque extremo.
Esquema carta bloque.
COMO HACER UN MEMORANDO
Memorandos
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientación y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
Características de redacción y presentación
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
Redactar en forma clara, directa, breve, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
Utilización del memorando.
- El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos;
· Informar sobre un hecho en forma breve;
· Expresar necesidades;
· Hacer requerimientos;
· Regular o aclarar una situación;
· Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
· Dar respuesta a una comunicación recibida;
· Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
· Conocer detalles sobre un aspecto determinado;
· Impugnar o corregir una situación;
· Confirmar evento ocurrido o pendiente;
· Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
· Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
· Hacer llamados de atención, entre otros.
- Partes:
- Denominación del documento
- De cero a una interlinea de la zona 1 margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
- Código
- Sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.
- Se escribe a dos interlineas de la denominación o palabra memorando.
- Lugar y fecha
- Lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase.
- Encabezamiento.
- Está formado por las palabras para (destinatario), de (remitente) y asunto, todas escritas con mayúscula sostenida, a dos interlineas del lugar y fecha y entre sí a una interlinea libre y seguida de dos puntos.
- Los datos del asunto a dos espacios y los datos del destinatario y remitente se alinean a los datos del asunto.
Ejemplo
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Compendio actualizado
Destinatario y remitente
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben losdatos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
a) Primera opción.
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
c) Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Jefe División Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).
Texto
Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción.
Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).
Remitente y firmas responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
Esquema estilo bloque estremo.
Memorando bloque extremo
Esquema estilo bloque.
Memorando estilo bloque
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