Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientación y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
Características de redacción y presentación
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
Redactar en forma clara, directa, breve, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural;
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
Utilización del memorando.
- El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos;
· Informar sobre un hecho en forma breve;
· Expresar necesidades;
· Hacer requerimientos;
· Regular o aclarar una situación;
· Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
· Dar respuesta a una comunicación recibida;
· Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
· Conocer detalles sobre un aspecto determinado;
· Impugnar o corregir una situación;
· Confirmar evento ocurrido o pendiente;
· Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
· Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
· Hacer llamados de atención, entre otros.
- Partes:
- Denominación del documento
- De cero a una interlinea de la zona 1 margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
- Código
- Sistema convencional que identifica el departamento, área o la sección que produce el documento con la serie.
- Se escribe a dos interlineas de la denominación o palabra memorando.
- Lugar y fecha
- Lleva nombre del lugar de origen, día, mes y año, todo en minúscula excepto el inicio de la frase.
- Encabezamiento.
- Está formado por las palabras para (destinatario), de (remitente) y asunto, todas escritas con mayúscula sostenida, a dos interlineas del lugar y fecha y entre sí a una interlinea libre y seguida de dos puntos.
- Los datos del asunto a dos espacios y los datos del destinatario y remitente se alinean a los datos del asunto.
Ejemplo
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Compendio actualizado
Destinatario y remitente
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben losdatos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
a) Primera opción.
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
c) Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA: Jefe División Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).
Texto
Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción.
Despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).
Remitente y firmas responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
Esquema estilo bloque estremo.
Memorando bloque extremo
Esquema estilo bloque.
Memorando estilo bloque
No hay comentarios:
Publicar un comentario